Billede
7. oktober 2024
Af: Kim Jacobsen, KimJac ApS, Brian Lyngby Sørensen, Region Syddanmark, Joachim Krøyer Mahrt, Region Hovedstaden, Krzysztof Piotr Kowalski, Region Hovedstaden, Mads Kjær, Region Nordjylland, Tommy Madsen, Region Nordjylland, Martin Heesch Winther, Region Sjælland, Nils Morten Sevelsted Berthelsen, Region Sjælland, Tom Birch Hansen, Region Midtjylland

ARA – Digital rekvisition af analysearbejder

Regionernes nyeste IT-system, ARA, til brug for prøveregistrering og digital rekvisition af analysearbejde har været i drift siden 1. januar 2024. Systemet har kørt tilfredsstillende og meget stabilt. Fra januar til september har ARA været brugt til at få udarbejdet og indsendt mere end 66.000 rekvisitioner til laboratorierne, og dertil har regionerne modtaget mere end 880.000 tilhørende analyseresultater i sine fagsystemer via Stanlab og nye snitflader på regionernes fagsystemer.
TABEL 1  antal rekvisitioner og afrapporterede data fordelt på regionerne.
Region

Antal rekvisitioner
(pr. 11/9/2024)
Rapporterede analyseresultater
til regionens fagsystem
(pr. 11/9/2024)
Region Nordjylland 11.001 135.452
Region Midtjylland 15.517 143.732
Region Syddanmark 19.240 264.178
Region Sjælland 2.228 78.893
Region Hovedstaden 18.100 259.500
Ialt 66.086 881.755

Tabellen viser antal rekvisitioner og afrapporterede data fordelt på regionerne.

Baggrund

Regionerne har længe ønsket at få effektiviseret sine dataregistreringsarbejder ved bl.a. af få digitaliseret processen med rekvisition af analyser fra laboratoriet. Dette arbejde har været undervejs i nogle år, da det har krævet opbygning af en digital infrastruktur, som diverse aktører kan spille ind i. Regionerne har indgået i en standardiseringsopgave i samarbejde med Danmarks Miljøportal (DMP) og Miljøstyrelsen, som har dannet grundlag for de dataudvekslingsformater og processer, der i dag udgør Stanlab, en infrastruktur etableret i regi af DMP.  Stanlab gør det muligt at foretage den ønskede kommunikation mellem prøvetager, laboratorier og diverse fagsystemer.

Infrastrukturen

Infrastrukturen er baseret på Stanlab til udveksling af data mellem interessenterne. For at kunne kommunikere via Stanlab har regionerne udviklet og implementeret snitflader på sine regionale fagsystemer (GeoGIS). Disse åbne snitflader sikrer bl.a., at interessenterne og rådgiverne har mulighed for at udvikle egne systemer til prøvetagning og digital rekvisition af analyser, og det har muliggjort, at laboratorierne kan levere analyseresultater via Stanlab til regionernes fagsystemer.

FIGUR 1  Hovedkomponenter i infrastrukturen.

2024_Stanlab_2 (1) 

Stanlab, ARA-applikationen og snitfladerne på regionernes fagsystemer er alle baseret på brug af Stancode-kodesystemet i udvekslingsformaterne. Udviklingsprojektet har således også sikret en nødvendig og påkrævet overgang fra brug af Standat-filer og Standat-kode til brug af Stancode-kodelister ved udveksling af miljødata.

Nu udveksles analysedata alene ved brug af Stancode-koder og standardiserede udvekslingsformater, som anvendes i stanlab. Det er det samme system/format, som anvendes i VanDa. Med indførsel af den digitale rekvisition er GeoGIS-systemerne blevet ændret, så de ligeledes er baseret på anvendelse af Stancode-koder. Stancode har erstattet Standat, da dette ikke er vedligeholdt siden efteråret 2021, og det derfor ikke har været muligt at indberette nye stofkoder (bl.a. PFAS). Det var derfor nødvendigt at skifte til ’Stancode’ kodesystemet.

Digitaliseringen og kommunikationen via den etablerede infrastruktur effektiviserer regionernes databehandling og forøger samtidigt datakvaliteten, bl.a. pga. af standardisering af dataudvekslingen.

Lidt om ARA

ARA er en web-applikation, som pr. 1. januar 2024 har gjort det muligt for rådgivere og regionernes  prøvetagere at oprette prøver og foretage digital rekvisition af analysearbejder. ARA er en løsning, som alene er udviklet for at sikre, at regionens ønske og krav til en mere effektiv og pålidelig datafangst kunne blive opfyldt pr. 1. januar 2024.

For at optimere registreringsarbejdet har der i udviklingen af ARA bl.a. været fokus på at gøre det muligt at:

  • oprette rekvisitioner på mange prøver i én og samme proces.
  • oprette prøver hurtigt ved, at prøveoplysninger bliver udfyldt på næste prøve.
  • styre prøvetagning ved at angive, at et punkt skal prøvetages, og at det kan blive vist i kortet.

Med ARA kan brugeren oprette nye boringer og prøvepunkter. Indbyggede formularer og logik sikrer, at boringer og prøvepunkter oprettes med de relevante obligatoriske oplysninger.

Brugerne kan oprette nye prøver samt få specificeret og afsendt en digital rekvisition på det analysearbejde, der skal udføres på de givne prøver. Prøver oprettes på et givent valgt prøvepunkt. Ved beskrivelse af prøven understøtter ARA registrering af de observationer og målinger, der foretages i felten. Disse prøvedata og feltoplysninger bliver via ARA og GeoGIS OpenAPI-snitfladen registreret i regionens fagsystem.

2024_Stanlab_3 (1) 
Kobling mellem prøven (registreringen) og prøveglas (container) sker ved brug af labels med stregkoder og QR-koder. Med ARA kan man scanne prøveglassets stregkode og QR-kode, og derved sikres en hurtig og korrekt opmærkning af prøverne. Stregkoder og QR-koder er aftalt og udviklet i tæt samarbejde med laboratorierne.
2024_Stanlab_4_OK        
ARA giver brugerne mulighed for at oprette prøver og sende digitale rekvisitioner til udvalgte laboratorier. ARA indeholder lister med oversigter over projekter, prøvepunkter og prøver.

 

Brugerne kan via ARA's brugerflade finde de relevante lokaliteter, prøvepunkter og prøver via overordnede lister. Listerne er suppleret med simple søgefunktioner, som giver brugeren god mulighed for hurtigt at finde de prøver frem, man ønsker at lave en rekvisition på.

2024_Stanlab_5_OK   
Ved valg af relevante analysepakker, kan brugeren specificere, hvilke analyser der skal udføres på en given prøve.

Når brugeren skal lave en rekvisition på en prøve, fremkommer de relevante og mulige analysepakker, som kan udføres på den givne prøvetype. Brugeren kan herved sammensætte og specificere den ønskede analyse ved simple valg i en liste.

Alle rekvisitionerne opsamles i en ”indkøbskurv”, og når brugeren ønsker at afsende rekvisitionerne til laboratoriet, sker dette ved at bekræfte bestillingerne inde fra ”indkøbskurven”.

ARA giver også brugeren mulighed for at se og vælge prøvepunkter ved brug af det indbyggede kort.

FIGUR 2  ARA indeholder kort, som gør det muligt at få overblik over prøvepunkterne.
2024_Stanlab_6_OK   
Ved at vælge et prøvepunkt har brugeren umiddelbart mulighed for at se alle prøver, der er registeret på det givne prøvepunkt, og ligeledes kan brugeren nemt oprette en ny prøve i tilknytning til det valgte prøvepunkt

Tilbagemelding fra brugerne 

Rådgiverne har i god tid inden overgangen til brugen af ARA og den digitale rekvisition af analyser været informeret om, at regionerne ville stille krav om digital rekvisition af analyser og afrapportering via Stanlab ved årsskiftet. I løbet af sensommeren 2023 blev rådgiverne inviteret til at deltage i afprøvningen af ARA. Resultaterne af brugernes test blev evalueret, og det resulterede i nogle ændringer i systemets funktioner.

Efter ARA er taget i brug, har regionerne i form af ARA-gruppen i marts måned 2024 gennemført individuelle møder med 9 rådgivere for at få deres erfaringer med og tilbagemelding på brugen af ARA. Tilbagemeldingerne har været af forskellig karakter, nogle positive overfor systemet og andre mere kritiske. Rådgivernes kritik var primært, at:

1)  rådgiverne har måttet ændre i nogle af deres interne procedurer.
2)  rådgiverne skulle bruge tid på at oplære folk i at benytte ARA.

Tilbagemeldingerne giver indblik i, at der er stor forskel på, hvordan de enkelte rådgivere benytter ARA – nogle har feltfolk til at bruge værktøjet, mens andre lader projektledere eller "ARA-specialister" bruge værktøjet.

ARA er udviklet som et værktøj, der kan anvendes i felten til registrering af prøverne samt til at lave de nødvendige digitale rekvisitioner. Tilbagemeldinger indikerer dog, at de fleste rådgivere bruger ARA på kontoret, når selve prøvetagningsarbejdet er udført.

Evaluering

Som ved alle nye systemer har brugerne løbende forslag til forbedringer og nye funktioner. Ønsker og ideer indsamles og bliver drøftet, besluttet og prioriteret i samarbejde med brugerne. Som udgangspunkt har regionerne besluttet at fokusere arbejdet i 2024 på support samt konsolidering og modning af systemet. Der er derfor stor fokus på at indmeldte fejl bliver rettet hurtigst muligt.

Det er regionernes klare opfattelse, at rådgivernes arbejdsrutiner er meget forskellige, hvilket bevirker, at vi aldrig vil kunne gøre alle rådgivere og deres brugere af systemet tilfredse. Regionerne har ikke midler til at lave applikationer, som dækker alle behov, derfor er ARA fra start tænkt og udviklet som en minimumsløsning. Hvis rådgiverne har specifikke ønsker, som det ikke er muligt for regionerne at honorere med ARA, så muliggør infrastrukturen dog, at rådgiverne selv kan udvikle værktøjer, som kan understøtte deres specifikke arbejdsgange.

Regionerne anser udrulning af ARA og brug af den digitale rekvisition som et godt værktøj og en stor succes.

 

GDPR